Всё о KPI – ключевые показатели эффективности + примеры

Ключевой показатель эффективности (KPI) – это значение, которые показывают на сколько % выполнена поставленная цель. Поэтому этот показатель привязывают к вознаграждению исполнителей, например ваш продавец продал на 3 млн.руб или плана 3 млн. руб. – KPI 100%, или доктор принял 30 из 60 планируемых пациентов в месяц – KPI 50%

Если вы замечаете что два сотрудника показывают разные результаты – KPI поможет выявить слепые зоны. Но не нужно отслеживать всё подряд, важно взять на контроль то что покажет идете ли вы к цели. Тогда они помогут увидеть реальный темп бизнеса и дадут понять какие цели должны быть следующими.

Но показатель можно вывести и за рамки бизнеса, применяя его например в образовании или личностном росте.

Как выглядят ключевые показатели эффективности?

Виды KPI:

• Метрики результата;
• Метрики затрат;
• Метрики производительности;
• Метрики эффективности.

В отличие от простых показателей, которые используются для мониторинга и представления значений, таких как количество посетителей веб-сайта, звонков или обращений, ключевые показатели эффективности могут включать одну или несколько различных метрик, для отслеживания достижения цели.

Например KPI, согласованный с маркетинговой целью, может выглядеть следующим образом:

Цель: Увеличить коэффициент конверсии веб-сайта до 18%.

Описание: Текущий коэффициент конверсии лендинга остановился на уровне 9%. Чтобы быть конкурентоспособным, коэффициент конверсии должен расти. (в этой статье мы подробно и с примерами рассказали про конверсии)

Дедлайн: конец года.

Периодичность отчетности: ежемесячно.

Визуализация

Источник данных: количество испытаний / Количество конверсий.

Владелец: менеджер по продукту.

Правильно составленный KPI помогает организациям воплощать идеи в стратегии, и отслеживать влияние инициатив. Компании получают множество преимуществ, таких как более глубокое понимание, и информация в режиме реального времени, для принятия обоснованных решений.

Разработка значимых ключевых показателей эффективности, которые отслеживаются, и четко визуализируются производительностью, требуют определенного планирования. Каждый KPI должен соответствовать конкретной бизнес-цели, и предоставлять своевременную, и точную информацию для оценки прогресса в достижении целей.

По сути, создание успешных ключевых показателей эффективности, сводится к пониманию устремлений бизнеса, с использованием четкого и структурированного процесса разработки ключевых показателей эффективности.

5 шагов, ведущих к KPI

Установите четкую цель.

Если цель бизнеса – стать “лидером рынка”, то целью KPI может быть “увеличение выручки на 10% в этом финансовом году” или “Расширение наших продуктовых линеек до 20”. Четко и просто сформулируйте цель KPI. Это руководство для всех, кто просматривает KPI, чтобы интерпретировать данные в правильном контексте.

Изложите критерии успеха.

Какой будет цель? Достижимо ли это? когда он должен быть выполнен? И как будет отслеживаться прогресс? Цели должны быть реалистичными, для внедрения изменений в бизнес-процессы требуется время. На начальных этапах мониторинга KPI лучше всего сосредоточиться на долгосрочных целях со среднесрочным мониторингом.

Соберите данные.

Исследуйте доступность и точность данных. Данные могут быть доступны автоматически из существующих систем, или скрыты в отчетах и базах данных. Все эти данные необходимо будет собирать через регулярные промежутки времени, для представления отчетности в одном центральном месте.

Постройте формулу KPI.

Некоторые KPI, содержат только один показатель. Однако большинство полагается на комбинацию, объединенную в рамках единой расчетной формулы. Например KPI, который измеряет производительность в выручке по машинам, будет выглядеть следующим образом: общий доход, деленный на общее количество машин. Постройте формулы и создайте вычисления с использованием тестовых данных, чтобы увидеть, соответствуют ли результаты ожидаемым.

Представьте свои ключевые показатели эффективности.

Для качественного представления ваших ключевых показателей эффективности, вам необходимо преобразовать данные в понятные визуальные элементы, такие как графики и диаграммы. Информационные панели, для операционных ключевых показателей эффективности, или отчеты для стратегических ключевых показателей эффективности, предлагают удобный способ создания, отслеживания, и распространения ваших ключевых показателей эффективности.

Кроме того, по мере изменения бизнес-целей, необходимо будет периодически пересматривать свои ключевые показатели эффективности, для корректировки, или замены по мере необходимости.

Что такое опережающие и отстающие KPI

Когда вы хотите внедрить ключевые показатели эффективности для улучшения бизнес-процесса, вы часто слышите термины “опережающие” и “отстающие” показатели. Но что означают эти термины? – и как вы можете реализовать их как часть своей стратегии?

Отстающие KPI

Отстающие KPI – используются для определения прошлых результатов, таких как производство, объем или результат. Их легко измерить, поскольку они обычно представляют собой простое значение, которое используется для понимания того, насколько хорошо выполняется процесс. Например, “количество произведенных единиц” в производственном процессе, или “выручка в этом месяце” отстают от ключевых показателей эффективности.

Опережающие ключевые показатели эффективности

Опережающие ключевые показатели – используются для прогнозирования, или влияния на будущие показатели. Их сложнее настроить, поскольку они в большей степени зависят от внешних действий, влияющих на результаты, таких как изменения в процессе, или инвестиции в инфраструктуру. Например, увеличение числа “плановых проверок технического обслуживания” на производственной линии, может выявить неисправности, которые вызывали дефекты. Затем это приведет к более высокому общему уровню производства единицы продукции.

Что такое организационные и операционные ключевые показатели эффективности?

Для различных бизнес-функций, ключевые показатели эффективности имеют широкий спектр практических применений. От ежедневных показателей, которые предоставляют информацию об управлении в режиме реального времени, до более долгосрочных целей организации.

Как правило, ключевые показатели эффективности делятся на две основные категории:

Операционные ключевые показатели эффективности

Операционные KPI, четко формулируют подробную и своевременную информацию, которая используется для принятия повседневных решений или принятия корректирующих действий в отношении производительности или процесса. Эти ключевые показатели эффективности обычно сложны по своей природе, поскольку в них используются формулы с данными из нескольких источников.

Стратегические ключевые показатели эффективности

Стратегические KPI, ориентированы на долгосрочные цели, вытекающие из целей организации. Они помогают определить, работает ли стратегия, и достигает ли она цели. Как таковые, эти ключевые показатели эффективности иногда называют KPI высокого уровня.

Представление ключевых показателей эффективности

Когда дело доходит до ключевых показателей эффективности – это только начало. Даже самое лучшее планирование, знания и методология, могут сделать ваши упорные усилия бесполезными, если ключевые показатели эффективности не будут эффективно взаимодействовать.

К счастью, есть несколько проверенных и простых решений, которые помогут вам измерять и сообщать о ваших ключевых показателях эффективности, добиваясь при этом совершенства коммуникации.

Панели мониторинга KPI

Информационные панели – это очень гибкие инструменты, которые позволяют быстро преобразовывать данные в графики и диаграммы. Они ориентированы на представление операционных ключевых показателей эффективности в реальном времени, которые должны быть понятны с первого взгляда, таких как “Количество продаж в этом месяце” или ключевые показатели эффективности, связанные с маркетинговыми кампаниями.

Большинство информационных панелей включают функции совместного использования, поэтому их можно удобно распределить между подразделениями и пользователями команды.

Отчеты о ключевых показателях эффективности

Отчеты предлагают углубленную, или аналитически ориентированную платформу, для представления ключевых показателей эффективности. Обычно они включают функции детализации и аналитики, для анализа данных о тенденциях, лежащих в основе ключевых показателей эффективности. Это делает отчеты подходящими, для долгосрочных стратегически ориентированных целей, таких как увеличение доли рынка.

Определения KPI

Фактическое продуктивное время

Время работы фабрики, оборудования, производственной линии или завода. Принимая максимально доступное время производства и фактическое время, завод работает в течение этого периода.

Оценка эффективности поставщика

Общая оценка эффективности работы поставщиков отражает пунктуальность, и конкурентоспособность всех поставщиков.

Потраченный впустую материал

Отслеживание количества материала, которое тратится впустую в ходе обычного процесса производства. Этот KPI предлагает измерение, ориентированное как на окружающую среду, так и на эффективность.

Расстояние между цепочками поставок

Количество миль или километров, пройденных продуктом от производства до доставки. Этот KPI выделяет метрику, которую можно отслеживать для сокращения затрат и управления SLA доставки.

Переработанные отходы

Объем отходов, переработанных организацией за определенный период. Этот KPI помогает компании соответствовать своей зеленой стратегии.

Наилучшая практика использования ключевых показателей эффективности

Что делает ключевые показатели эффективности такими эффективными? Что отличает их от простых старых измерений данных.

Вот 5 факторов, которые могут быть отличием между посредственной регистрацией данных и действительно эффективным улучшением бизнеса:

Соблюдайте соответствие. Ключевые показатели эффективности должны отслеживать выполнение конкретной бизнес-задачи, чтобы помочь достичь более масштабных целей компании. Точное соответствие ключевым измерениям в конечном итоге, поможет вам сосредоточиться на влияющих факторах для достижения этих целей. Если KPI не является согласованным, или конкретным, действительно ли он нужен?

Чем меньше, тем лучше. В мире, полном данных, очень легко отслеживать “слишком много и слишком часто”. Это распространенная ошибка – измерять все, что связано с бизнесом. Начать с небольшого количества конкретных ключевых показателей эффективности будет не только проще в реализации, но и поможет в принятии ключевых показателей эффективности в организации.

Действенный и подотчетный. Ключевые показатели эффективности без четких и соответствующих целей – это просто показатели, которые ограничены в том, как вы можете повлиять на их эффективность. Для ключевых показателей эффективности должны быть установлены краткосрочные и долгосрочные цели, а также ответственные владельцы, способные влиять на бизнес-процессы.

Достижимость. Можем ли мы реально достичь этой цели? Есть ли у нас возможность изменять или корректировать процессы, которые повлияют на производительность? Ключевые показатели эффективности должны быть реалистичными и соразмерными ресурсам бизнеса. Ничто не остановит благонамеренный процесс повышения производительности, который является слишком амбициозной и недостижимой целью.

Обзор и настройка. Как и в случае с любым бизнес-процессом, ключевые показатели эффективности также нуждаются в своевременном контроле и обслуживании, чтобы поддерживать их эффективность на высоком уровне. Установление регулярных периодов проверки, сохранит их актуальность, и обеспечит оптимальную выгоду в вашем бизнесе.